جدول ۲-۵ : تفاوت مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش (آزاد شهرکی، ۱۳۸۸: ۲۶)

۲-۹-۵- مبانی نظری مدیریت دانش

دانش به عنوان منبع اصلی سازمان‌ها تلقی می‌شود. چنانچه سازمان ها بخواهند به مدیریت دانش به عنوان یک سرمایه سازمانی بپردازند، بایستی عوامل زیرساختی مناسبی را فراهم آورند. فراهم آوری عوامل زیرساختی نیازمند مجموعه های سازمانی است که ساز و کارهای خاصی را می‌طلبد. در این راستا چهار نظریه بدین شرح آورده می شود(حسن زاده، ۱۳۸۶: ۵۹):

۱- نظریه شرکت: نظریه شرکت از نظریه هایی است که قابلیت‌های سازمان را از هرنوع مورد توجه قرار می‌دهد. این نظریه در اواسط دهه ۱۹۸۰ توسط آنتوان آگوستین ارائه شده و آلفرد مارشال آن را تکمیل ‌کرده‌است. خلاصه این نظریه این است که مهمترین هدف یک شرکت به حداکثر رساندن سود می‌باشد و شرکت‌ها ویا سازمان‌ها برای حداکثر سود سعی می‌کنند از کلیه منابع خود بیشترین استفاده کنند.

۲- نظریه تعادل سه جزئی: نظریه تعادل سه جزئی را می‌توان یک نظریه بنیادی برای شکل دهی آینده دراز مدت سازمان‌ها برشمرد که با نگاهی دیگر بر اهمیت دانش در سازمان‌ها تأکید می‌کند. طبق این نظریه حیات، اجتماع و فناوری سه مقوله‌ای هستند که از جرم انرژی واطلاعات تشکیل شده است. تکامل این سه نیز در فزونی اطلاعات در طول عمرشان تعریف می‌شود. درحقیقت تفاوت این سه در میزان اطلاعاتی است که توانسته‌اند در طی زمان در خود ذخیره کنند.

۳- نطریه تولید وتبدیل دانش سازمانی: نظریه تولید دانش سازمانی در سال ۱۹۹۴ توسط نوناکا مطرح شد و بر ماهیت فعال وذهنی دانش و اصلاح باورها و جلب مشارکت مردم تأکید دارد. این نظریه کارکرد اصلی سازمان رادر تقویت دانش تولید شده به وسیله افراد و تبلور ساختن آن به عنوان بخشی از شبکه دانشی سازمان می‌داند.

۴- نظریه سازمان یادگیرنده: نظریه سازمانی یادگیرنده از نظراتی است که لزوم جریان دانش در سازمان‌ها را توجیه می‌کند. دیوید گاروین در سال ۱۹۹۳ سازمان یادگیرنده را سازمانی تعریف کرده که مهارت تولید، گردآوری و انتقال دانش و همچنین تغییر رفتار با توجه به دانش و اندیشه‌های جدید را داشته باشد.

۲-۹-۶- اصول مدیریت دانش

مدیریت دانش، حوزه‌ای میان رشته‌ای است که از نظریه های اقتصادی، جامعه‌شناسی، فلسفه و روانشناسی بهره می‌گیرد. داونپورت (۱۹۹۸) ده اصل را برای راهنمایی مدیران دانش مطرح کرد:

۱- مدیریت دانش گران است (سرمایه‌گذاری بالایی را می‌طلبد ).

۲- مدیریت دانش اثر بخشی به راه حل‌های چندگانه افراد تکنولوژی نیازمند است.

۳- مدیریت دانش بسیار سیاسی است.

۴- مدیریت دانش به مدیران دانش نیازمند است.

۵- انتفاع مدیریت دانش ناشی از نقشه ها و بازارهاست نه سلسله مراتب.

۶- سیستم سازی دانش و کابرد آن، اغلب فعالیت‌های مصنوعی هستند.

۷- هدف مدیریت دانش بهبود فرایندهای کار دانش است.

۸- دستیابی دانش فقط آغاز راه است.

۹- مدیریت دانش بی‌انتهاست.

۱۰- مدیریت دانش به قرارداد دانش نیاز دارد.

۲-۹-۷- مراحل مدیریت دانش

مدیریت دانش بیش ازهمه چیز به دنبال آن است که بین افراد شاغل در یک سازمان ارتباط دانشی برقرار کند. روش های استفاده از دانش سازمانی را یاد دهد و زمینه‌های تبدیل دانش شخصی به دانش جمعی ‌و بلعکس را فراهم آورد تا در نهایت نوآوری وخلاقیت را تقویت کند. این کارکرد مدیریت دانش توسط ابل و اکسبرو^[۴۴] (۲۰۰۱) نیز مورد تأکید قرار گرفته است. ماناسکو^[۴۵] (۲۰۰۰) چهار مرحله را برای مدیریت دانش شناسایی ‌کرده‌است (حسن زاده، ۱۳۸۶ :۲۷):

۱- آشکارسازی دانش

۲- ایجاد گرایش به سوی دانش

۳- فرهنگ سازی برای به اشتراک گذاری دانش

۴- زیرسازی برای توزیع دانش

برای مدیریت دانش، دانش ابتدا باید به شکل‌های گوناگون آشکارسازی شود یعنی از حالت نهان به حالت عیان تبدیل شود. سپس بایستی گرایش به دانش و استفاده از آن در بین افراد سازمان به روش های مختلف ایجاد شود تا فرهنگ‌سازی شود. دانش آوری موجب می‌شود که یادگیری به عنوان یکی از وظایف اصلی سازمان و کارکنان آن تلقی گردد. پس از درک اهمیت مدیریت دانش و مزایای رقابتی آن برای تمام افراد سازمان در سطوح مختلف باید زیرساخت مدیریت دانش در زمینه‌های به اشتراک‌گذاری، انتقال و به کارگیری آن فراهم شود (حسن زاده، ۱۳۸۶ :۲۸).

۲-۹-۸- گام‌های اصلی پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان‌ها

به طور کلی شانزده مرحله و فعالیت بالقوه برای معرفی و پیاده‌سازی مدیریت دانش وجود دارد که باید با توجه به شرایط سازمان، تعداد مناسبی از این فعالیت‌ها در پیاده‌سازی مدیریت دانش، انتخاب و به طور تکراری یا دوره‌ای دنبال شود. این فعالیت‌ها عبارتند از ( ویگ^[۴۶]، ۱۹۹۹) :

۱) به دست آوردن جلب نظر مدیریت. برای موفقیت مدیریت دانش، کسب پذیرش و تعهد مدیریت و نیز حمایت پیاپی او از طرح، دارای اهمیت فراوانی است. برای به دست آوردن این تعهد و حمایت، گروه مدیریت دانش باید بتواند، پیوند محکمی بین طرحهای مدیریت دانش با اهداف، احتیاجات و قابلیت‌های حقیقی حال و آینده سازمان برقرار کند.

۲) ترسیم چشم انداز دانش. شناخت طبیعت و نقاط قوت و ضعف دارایی‌های دانش شرکت و شرایط از دید رهبری شرکت و عملیات ها و فشارهای بازار و فرصت‌ها.

۳) برنامه‌ریزی استراتژی دانش. تعیین چگونگی حمایت مدیریت از استراتژی‌های شرکت یا واحد کار و ترسیم هدف‌های مدیریت دانش و اولویت‌ها و منافع مورد انتظار.

۴) ایجاد و تعریف گزینه‌ها و ابتکارات بالقوه وابسته به دانش. شناخت فرصت‌ها برای پیشرفت، مثل فرصت‌هایی برای افزایش درآمد، ساختن محصولات و خدمات جدید، ترمیم تنگناهای دانشی و دیگر فعالیت‌های مربوط به دانش به وسیله حمایت از بخش مربوط و تنظیم اولویت‌ها برای شرکت و بازسازی تأثیرات و سود مورد انتظار از آن ها.

۵) توصیف انتظارات از سود برای ابتکارات مدیریت دانش. تعیین انتظارات برای اولویت بندی، هدایت، اجرا و نشان دادن تأثیر تلاش‌های مدیریت دانش.

۶) تنظیم اولویت‌های مدیریت دانش. تعیین اولویت‌ها برای فعالیت‌های مبتنی بر استراتژی مدیریت دانش، انتظارات برای سود خالص، احتیاجات و فراهم کردن قابلیت ها.

۷) تعیین نیازهای کلیدی دانش. شناختن دانش لازم برای ارائه کار باکیفیت در سمت‌های کلیدی یا پیچیده.

۸) به دست آورن دانش کلیدی. کسب دانش لازم برای کارها و عملیات مهم از درون و بیرون سازمان.

۹) ایجاد برنامه های جامع انتقال دانش. مانند هماهنگ کردن برنامه های آموزشی، ایجاد شبکه های تخصصی یا مبادله دانش تخصصی همچون سلسله مراتب نظری و استراتژی ذهنی برای شاغلان.

۱۰) انتقال، توزیع و به کارگیری دارایی‌های دانشی. سازمان دادن و انتقال دانش تخصصی به شاغلان و شکل دادن دوباره، گسترش و بهره‌گیری از دانش به وسیله استفاده مؤثر از بهترین دانش در همه کارهای روزانه و جاری.